Datenschutz

Häufig gestellte Fragen


Wir bei IFF fühlen uns unseren Kunden und Probanden gegen­über gleicher­maßen verpflichtet, eine qualitativ hoch­wertige Durch­führung und ziel­führende Ergeb­nisse unserer Studien durch umfang­reiche Qualitäts­kontrollen zu gewähr­leisten. Insbesondere das Thema Daten­schutz spielt für uns unter Berück­sichtigung der Daten, die uns von Kunden- und Probanden­seite aus anver­traut werden, eine große Rolle.
Was geschieht mit den durch die IFF erhobenen Daten?

Alle Ergebnisse einer Umfrage werden aus­schließ­lich in anonymisierter Form darge­stellt. Aus den Ergeb­nissen der Umfrage können keiner­lei Rück­schlüsse auf die Per­so­nen oder Institutionen, die diese Angaben gemacht haben, gezogen werden. Personen­bezogene Daten werden unter keinen Um­ständen an externe Dritte weiter­gegeben.

Die Antworten unserer Probanden werden in der Regel sofort elektro­nisch erfasst. Alle Interview­daten werden ohne Namen, Adresse, Telefon­nummer, etc. aus­ge­wertet.


Wie wird Transparenz im Umgang mit den Probanden sichergestellt?

Trans­parenz schrei­ben wir nicht nur im Umgang mit unseren Kunden, sondern auch im Umgang mit unseren Pro­banden ganz groß. Seit dem 01.07.2009 besteht für For­schungs­institute die Selbst­ver­pflich­tung, bei Anrufen zu Markt­forschungs­zwecken die Ruf­nummer des Anrufers auf dem Telefon­display an­zu­zeigen; dies tun wir für alle Nieder­lass­ungen der IFF Group. So erhält jeder kontaktierte potenzielle Teil­nehmer die Möglichkeit, auch ohne Annahme des Anrufs, die Identität unserer Forschungs­einrichtung fest­zu­stellen.


Welche Schritte werden zur Qualitäts­überprüfung der erhobenen Daten eingeleitet?

Das umfang­reiche Qualitäts­sicherungs­sytem der IFF gliedert sich gemäß der folgenden Prozess­schritte:

Feld­management:
Einheit­liche Trainings und Interviewer­handbuch, Monitoring, Erfa-Runden, Video­briefing, zentrales Buchungs­system, Sample- und Quoten­management

Projekt­management:
Vorortbriefing mit Kunden, regel­mäßige Status­berichte oder Online-Reportings, Controlling des Erhebungs­prozesses über eine eigens entwickelte Soft­ware

Daten­management:
Unsere Daten­manager führen während der Lauf­zeit eines jeden Projekts und vor der Daten­lieferung sowohl formale als auch inhalt­liche Checks der Daten­sätze durch, um zu gewähr­leisten, dass unsere Kunden ausnahms­los verwert­bare Daten erhalten. Die Daten­sätze werden ausführ­lich auf Voll­ständig­keit, Filter­führung, Quoten­erfüllung, Vermeidung von Dupli­katen und auf Ähnlich­keiten geprüft und eine inhalt­liche Plau­si­bilitäts­prüfung wird durch­geführt.

Die Prozesse sind im QM Handbuch auf Grundlage der Zertifizierungen nach ISO 9001:2015 und 20252 definiert.


Wie wird die Eignung der durch die IFF eingestellten Interviewer überprüft?

Jeder neu angestellte Interviewer nimmt an einem 6-stündigen Training teil, in welchem u. a. das Unter­nehmen IFF vor­gestellt, Basics aus dem Bereich der Markt­forschung erläutert, Interviewer-Richtlinien erklärt und die verschiedenen Formen eines Frage­bogens demonstriert werden. Die Arbeits­tools werden präsen­tiert und die Interviewer erhalten die Möglich­keit, Sitzungen live mit­zu­hören.

Darüber hinaus finden zu Beginn eines neuen Projektes projekt­spezifische Briefings statt. Auch Interviewer, die nicht am Stand­ort Frankfurt am Main ein­ge­setzt sind, werden über ein Video-Briefing, in welchem alle relevanten Informationen zum Projekt, die einzelnen Frage­bogen­abschnitte, mögliche Filter­führungen und die einzelnen Variablen detailliert gezeigt und erklärt werden, geschult. Zusätzlich besteht die Möglich­keit, einen Test zum Frage­bogen durch­zu­führen.


Welche Kontroll­mechanismen existieren zur Leistungs­überprüfung dieser Inter­viewer?

Die Super­visoren der IFF führen gemäß der branchen­einheitlichen Stande­regeln Live-Monitorings aller Interviewer durch. Zudem muss jeder an der Umfrage beteiligte Interviewer min­des­tens zwei Probe­interviews erfolg­reich absol­vie­ren, ehe er mit echten Anrufen für das Projekt beginnen darf. Diese Probe­interviews werden zwischen zwei Inter­viewern oder zwischen einem Inter­viewer und einem Super­visoren geführt, um den Interviewer mit dem Frage­bogen und den möglichen Arbeits­abläufen vertraut zu machen und es ihm zu ermöglichen, Fragen von Probanden direkt beantworten zu können.


Wie wird sichergestellt, dass externe Dritte den Qualitäts­anforderungen entsprechend arbeiten?

Sofern eine Kooperation mit externen Dritten durch den Kunden erwünscht bzw. bestätigt wurde, agiert die IFF grund­sätzlich sehr vorsichtig in der Wahl ihrer Supplier. Für jede Kooperation werden die Kom­pe­tenzen und Verant­wort­lich­keiten klar geregelt und der gesamte Prozess schrift­lich vereinbart. Die Supplier müssen vertrag­liche Zusiche­rungen bzgl. Daten­schutz und Vertraulich­keit in schrift­licher Form erweisen.

In Bezug auf die Qualitäts­prüfung der Interviewer, die über externe Dritte an unseren Projekten arbeiten, wird ein profes­sioneller Über­setzer für die Evaluierung der Kom­pe­tenzen eines jeden einzelnen Interviewers heran­gezogen, sofern kein interner Mit­arbeiter der IFF die benötigte Sprache spricht. Mindestens eine Auf­nahme eines soge­nannten Mock Interviews je Interviewer muss durch den Über­setzer geprüft und ab­geseg­net werden, ehe der Interviewer mit den tat­säch­lichen Anrufen für das Projekt beginnen kann. Sofern das Sprach­niveau an­nehm­bar und min­destens fünf der folgenden Kriterien erfüllt sind, darf der Interviewer mit echten Anrufen beginnen:

  • Sprach­niveau
  • Dialekt (falls zutreffend, muss überprüft werden, ob hieraus eventuell Probleme für das Projekt entstehen können)
  • Anweisungs­befolgung
  • Freund­lich­keit und Selbst­bewusst­sein
  • Wort­wört­liches Vor­lesen des Frage­bogens
  • Regel­mäßige Wieder­holung der Bewertungs­skalen und geschlossenen Fragen
  • Nach­fühlen bei offenen Fragen


Welche Änderungen hat die neue Datenschutz-Grund­verordnung der Europäischen Union (EU-DSGVO) mit sich gebracht und welche Aus­wirk­ungen hat diese?

Am 25.05.2018 trat die neue Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union in Kraft. Im Zuge der neuen Daten­schutz­richt­linie haftet seit­dem im Außen­verhältnis nicht mehr nur der Auftrag­geber, sondern auch der Auftrag­nehmer. Die Aufsichts­behörden der EU haben personell auf­gerüstet und so wird es zukünftig wahr­schein­licher, dass Verstöße auf­ge­deckt werden.

Die IFF hat im vergangenen Jahr eine strenge Über­prüfung ihrer Datenmanagement-Systeme durch­geführt und Maß­nahmen um­gesetzt, die zur Sicher­stellung der An­wendung der Ver­ordnung not­wendig sind. Hier­für wurden wir von einem externen und zertifi­zierten Fach­institut für Daten­schutz betreut.

Bei weiteren Fra­gen er­reichen Sie unseren Daten­schutz­beauftragten unter:

DATA-S
www.data-s.de
datenschutz@data-s.de


Welche Maßnahmen wurden eingeführt, um den phy­si­schen Zugang zu Daten zu sichern?

Über indi­vidu­elle Zugangs­rechte, Vor­gaben zu User Code und Pass­wortl­änge/ sowie -kom­ple­xi­tät und eine erfor­der­liche Pass­wort­ände­rung nach 60 Tagen wird der phy­si­sche Zu­gang zu Daten ge­sich­ert. Nur IT Mit­arb­ei­ter sind in der Lage, Pass­wörter nach aus­reich­ender Authen­tifizie­rung zurück­zu­setzen. Kein be­reits ver­wen­detes Pass­wort darf er­neut ver­wen­det wer­den. Nach fünf­maligem Fehl­versuch des Log­ins wird der Zu­griff ver­wehrt. Tasta­turen und Moni­tore wer­den nach 10 Minu­ten auto­matisch ge­blockt und ein Reset kann nur durch er­neute Ein­gabe des Pass­worts er­fol­gen.


Wie wird sicher­gestellt, dass nur legiti­mierte Personen Zu­griff auf rele­vante Daten er­halten?

In Über­ein­stimmung mit den Vor­gaben der Art. 32 DSGVO und Art. 25 DSGVO i. V. m. dem § 64 BDSG und § 71 BDSG befinden sich die Server der IFF in einem nach DIN 27001 und in Über­ein­stimmung mit den Bestim­mungen der Ver­ordnung ISO 9001:2015 zertifi­zierten externen Rechen­zentrum und werden u. a. durch ein Zu­gangs­kontroll­system, ein Alarm­system bei Ein­bruch und einen Feuer­alarm gesichert.


Welche Vorkehrungen wurden zur Über­sendung der Daten getroffen?

Dateien werden aus­schließ­lich an autorisierte Nutzer weiter­geleitet. Alle Adressen werden in einem Proto­koll fest­ge­halten. Die Dateien wer­den vorab auf Voll­ständig­keit und Fehler­frei­heit über­prüft. Intern werden Daten über das interne Netz­werk oder ein gesichertes Daten­austausch­portal ver­sendet. Jeder Zugriff wird proto­kolliert und kann somit zurück­verfolgt werden. Extern werden Daten in Ab­sprache mit dem Empfänger ver­schlüsselt ver­sendet (Standard: AES-256).


Wie stellt IFF den Daten­schutz sicher?

IFF hat diverse technische und organisa­torische Maß­nahmen gemäß Art. 32 DSGVO i. V. m. dem § 64 BDSG installiert. Ein betrieb­licher Daten­schutz­­beauftragter ist gemäß Art. 37 DSGVO i. V. m. dem § 38 BDSG bestellt. Die Daten werden in einem nach ISO 27001 zertifi­zierten Rechen­zentrum ver­arbeitet und ge­speichert.


Häufig gestellte Fragen


Wir bei IFF fühlen uns unseren Kunden und Probanden gegen­über gleicher­maßen verpflichtet, eine qualitativ hoch­wertige Durch­führung und ziel­führende Ergeb­nisse unserer Studien durch umfang­reiche Qualitäts­kontrollen zu gewähr­leisten. Insbesondere das Thema Daten­schutz spielt für uns unter Berück­sichtigung der Daten, die uns von Kunden- und Probanden­seite aus anver­traut werden, eine große Rolle.
Was geschieht mit den durch die IFF erhobenen Daten?

Alle Ergebnisse einer Umfrage werden aus­schließ­lich in anonymisierter Form darge­stellt. Aus den Ergeb­nissen der Umfrage können keiner­lei Rück­schlüsse auf die Per­so­nen oder Institutionen, die diese Angaben gemacht haben, gezogen werden. Personen­bezogene Daten werden unter keinen Um­ständen an externe Dritte weiter­gegeben.

Die Antworten unserer Probanden werden in der Regel sofort elektro­nisch erfasst. Alle Interview­daten werden ohne Namen, Adresse, Telefon­nummer, etc. aus­ge­wertet.


Wie wird Transparenz im Umgang mit den Probanden sichergestellt?

Trans­parenz schrei­ben wir nicht nur im Umgang mit unseren Kunden, sondern auch im Umgang mit unseren Pro­banden ganz groß. Seit dem 01.07.2009 besteht für For­schungs­institute die Selbst­ver­pflich­tung, bei Anrufen zu Markt­forschungs­zwecken die Ruf­nummer des Anrufers auf dem Telefon­display an­zu­zeigen; dies tun wir für alle Nieder­lass­ungen der IFF Group. So erhält jeder kontaktierte potenzielle Teil­nehmer die Möglichkeit, auch ohne Annahme des Anrufs, die Identität unserer Forschungs­einrichtung fest­zu­stellen.


Welche Schritte werden zur Qualitäts­überprüfung der erhobenen Daten eingeleitet?

Das umfang­reiche Qualitäts­sicherungs­sytem der IFF gliedert sich gemäß der folgenden Prozess­schritte:

Feld­management:
Einheit­liche Trainings und Interviewer­handbuch, Monitoring, Erfa-Runden, Video­briefing, zentrales Buchungs­system, Sample- und Quoten­management

Projekt­management:
Vorortbriefing mit Kunden, regel­mäßige Status­berichte oder Online-Reportings, Controlling des Erhebungs­prozesses über eine eigens entwickelte Soft­ware

Daten­management:
Unsere Daten­manager führen während der Lauf­zeit eines jeden Projekts und vor der Daten­lieferung sowohl formale als auch inhalt­liche Checks der Daten­sätze durch, um zu gewähr­leisten, dass unsere Kunden ausnahms­los verwert­bare Daten erhalten. Die Daten­sätze werden ausführ­lich auf Voll­ständig­keit, Filter­führung, Quoten­erfüllung, Vermeidung von Dupli­katen und auf Ähnlich­keiten geprüft und eine inhalt­liche Plau­si­bilitäts­prüfung wird durch­geführt.

Die Prozesse sind im QM Handbuch auf Grundlage der Zertifizierungen nach ISO 9001:2015 und 20252 definiert.


Wie wird die Eignung der durch die IFF eingestellten Interviewer überprüft?

Jeder neu angestellte Interviewer nimmt an einem 6-stündigen Training teil, in welchem u. a. das Unter­nehmen IFF vor­gestellt, Basics aus dem Bereich der Markt­forschung erläutert, Interviewer-Richtlinien erklärt und die verschiedenen Formen eines Frage­bogens demonstriert werden. Die Arbeits­tools werden präsen­tiert und die Interviewer erhalten die Möglich­keit, Sitzungen live mit­zu­hören.

Darüber hinaus finden zu Beginn eines neuen Projektes projekt­spezifische Briefings statt. Auch Interviewer, die nicht am Stand­ort Frankfurt am Main ein­ge­setzt sind, werden über ein Video-Briefing, in welchem alle relevanten Informationen zum Projekt, die einzelnen Frage­bogen­abschnitte, mögliche Filter­führungen und die einzelnen Variablen detailliert gezeigt und erklärt werden, geschult. Zusätzlich besteht die Möglich­keit, einen Test zum Frage­bogen durch­zu­führen.


Welche Kontroll­mechanismen existieren zur Leistungs­überprüfung dieser Inter­viewer?

Die Super­visoren der IFF führen gemäß der branchen­einheitlichen Stande­regeln Live-Monitorings aller Interviewer durch. Zudem muss jeder an der Umfrage beteiligte Interviewer min­des­tens zwei Probe­interviews erfolg­reich absol­vie­ren, ehe er mit echten Anrufen für das Projekt beginnen darf. Diese Probe­interviews werden zwischen zwei Inter­viewern oder zwischen einem Inter­viewer und einem Super­visoren geführt, um den Interviewer mit dem Frage­bogen und den möglichen Arbeits­abläufen vertraut zu machen und es ihm zu ermöglichen, Fragen von Probanden direkt beantworten zu können.


Wie wird sichergestellt, dass externe Dritte den Qualitäts­anforderungen entsprechend arbeiten?

Sofern eine Kooperation mit externen Dritten durch den Kunden erwünscht bzw. bestätigt wurde, agiert die IFF grund­sätzlich sehr vorsichtig in der Wahl ihrer Supplier. Für jede Kooperation werden die Kom­pe­tenzen und Verant­wort­lich­keiten klar geregelt und der gesamte Prozess schrift­lich vereinbart. Die Supplier müssen vertrag­liche Zusiche­rungen bzgl. Daten­schutz und Vertraulich­keit in schrift­licher Form erweisen.

In Bezug auf die Qualitäts­prüfung der Interviewer, die über externe Dritte an unseren Projekten arbeiten, wird ein profes­sioneller Über­setzer für die Evaluierung der Kom­pe­tenzen eines jeden einzelnen Interviewers heran­gezogen, sofern kein interner Mit­arbeiter der IFF die benötigte Sprache spricht. Mindestens eine Auf­nahme eines soge­nannten Mock Interviews je Interviewer muss durch den Über­setzer geprüft und ab­geseg­net werden, ehe der Interviewer mit den tat­säch­lichen Anrufen für das Projekt beginnen kann. Sofern das Sprach­niveau an­nehm­bar und min­destens fünf der folgenden Kriterien erfüllt sind, darf der Interviewer mit echten Anrufen beginnen:

  • Sprach­niveau
  • Dialekt (falls zutreffend, muss überprüft werden, ob hieraus eventuell Probleme für das Projekt entstehen können)
  • Anweisungs­befolgung
  • Freund­lich­keit und Selbst­bewusst­sein
  • Wort­wört­liches Vor­lesen des Frage­bogens
  • Regel­mäßige Wieder­holung der Bewertungs­skalen und geschlossenen Fragen
  • Nach­fühlen bei offenen Fragen


Welche Änderungen hat die neue Datenschutz-Grund­verordnung der Europäischen Union (EU-DSGVO) mit sich gebracht und welche Aus­wirk­ungen hat diese?

Am 25.05.2018 trat die neue Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union in Kraft. Im Zuge der neuen Daten­schutz­richt­linie haftet seit­dem im Außen­verhältnis nicht mehr nur der Auftrag­geber, sondern auch der Auftrag­nehmer. Die Aufsichts­behörden der EU haben personell auf­gerüstet und so wird es zukünftig wahr­schein­licher, dass Verstöße auf­ge­deckt werden.

Die IFF hat im vergangenen Jahr eine strenge Über­prüfung ihrer Datenmanagement-Systeme durch­geführt und Maß­nahmen um­gesetzt, die zur Sicher­stellung der An­wendung der Ver­ordnung not­wendig sind. Hier­für wurden wir von einem externen und zertifi­zierten Fach­institut für Daten­schutz betreut.

Bei weiteren Fra­gen er­reichen Sie unseren Daten­schutz­beauftragten unter:

DATA-S
www.data-s.de
datenschutz@data-s.de


Welche Maßnahmen wurden eingeführt, um den phy­si­schen Zugang zu Daten zu sichern?

Über indi­vidu­elle Zugangs­rechte, Vor­gaben zu User Code und Pass­wortl­änge/ sowie -kom­ple­xi­tät und eine erfor­der­liche Pass­wort­ände­rung nach 60 Tagen wird der phy­si­sche Zu­gang zu Daten ge­sich­ert. Nur IT Mit­arb­ei­ter sind in der Lage, Pass­wörter nach aus­reich­ender Authen­tifizie­rung zurück­zu­setzen. Kein be­reits ver­wen­detes Pass­wort darf er­neut ver­wen­det wer­den. Nach fünf­maligem Fehl­versuch des Log­ins wird der Zu­griff ver­wehrt. Tasta­turen und Moni­tore wer­den nach 10 Minu­ten auto­matisch ge­blockt und ein Reset kann nur durch er­neute Ein­gabe des Pass­worts er­fol­gen.


Wie wird sicher­gestellt, dass nur legiti­mierte Personen Zu­griff auf rele­vante Daten er­halten?

In Über­ein­stimmung mit den Vor­gaben der Art. 32 DSGVO und Art. 25 DSGVO i. V. m. dem § 64 BDSG und § 71 BDSG befinden sich die Server der IFF in einem nach DIN 27001 und in Über­ein­stimmung mit den Bestim­mungen der Ver­ordnung ISO 9001:2015 zertifi­zierten externen Rechen­zentrum und werden u. a. durch ein Zu­gangs­kontroll­system, ein Alarm­system bei Ein­bruch und einen Feuer­alarm gesichert.


Welche Vorkehrungen wurden zur Über­sendung der Daten getroffen?

Dateien werden aus­schließ­lich an autorisierte Nutzer weiter­geleitet. Alle Adressen werden in einem Proto­koll fest­ge­halten. Die Dateien wer­den vorab auf Voll­ständig­keit und Fehler­frei­heit über­prüft. Intern werden Daten über das interne Netz­werk oder ein gesichertes Daten­austausch­portal ver­sendet. Jeder Zugriff wird proto­kolliert und kann somit zurück­verfolgt werden. Extern werden Daten in Ab­sprache mit dem Empfänger ver­schlüsselt ver­sendet (Standard: AES-256).


Wie stellt IFF den Daten­schutz sicher?

IFF hat diverse technische und organisa­torische Maß­nahmen gemäß Art. 32 DSGVO i. V. m. dem § 64 BDSG installiert. Ein betrieb­licher Daten­schutz­­beauftragter ist gemäß Art. 37 DSGVO i. V. m. dem § 38 BDSG bestellt. Die Daten werden in einem nach ISO 27001 zertifi­zierten Rechen­zentrum ver­arbeitet und ge­speichert.


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